Skip to Menu Skip to Search Напишите нам Russia Выбрать веб-сайт и язык Skip to Content

С января 2018 года схема FSSC 22000 включила в себя новое требование, согласно которому в течение трехлетнего цикла сертификации хотя бы один надзорный аудит должен быть необъявленным.

Новое требование GFSI: к вам едет ревизор

Кто-то воспринял данное требование как попытку застать предприятие врасплох. Однако цель необъявленного аудита — не «поймать на месте преступления», а удостовериться, что система менеджмента пищевой безопасности работоспособна в любое время. Одно из правил аудитов добровольной сертификации – «не наказать, а найти области для улучшений». 

Такое изменение в протоколе проведения аудитов связано с требованием Глобальной инициативы по пищевой безопасности GFSI. Это объясняется тем, что в случае объявленных аудитов у компании есть время на подготовку к аудиту, и аудит не на 100% отражает повседневные практики. В результате все схемы сертификации, признаваемые GFSI, ввели необъявленные аудиты в свои процедуры. Стоит отметить, что данный подход практикуется не только в пищевой отрасли.

В 5-ую версию FSSC 22000, опубликованную в июне 2019 года, внесено интересное уточнение: теперь не только надзорный аудит, но и ресертификационный аудит может быть необъявленным, если компания этого захочет. Кроме того, оба надзорных (инспекционных) аудита могут быть необъявленными, опять же, по желанию самой организации. Эта опция нацелена на тех, кто хочет усилить свою систему менеджмента благодаря неожиданным проверкам третьей стороны.

В случае объявленных аудитов у компании есть время на подготовку к аудиту, и аудит не на 100% отражает повседневные практики.

Организация процесса

Для реализации требования появились новые правила: появилось понятие black out — время, когда производство не может принять аудитора по обоснованным причинами (максимум 15 дней в течение года). Даты заказчик оговаривает с сертифицирующим органом заранее, заполнив соответствующий документ-вопросник, поэтому на это время аудит не назначается. Орган по сертификации сам выбирает, какой из двух плановых надзорных аудитов будет необъявленным. Окно проверки не задается, поэтому необъявленный аудит может проводиться в любое время в течение года.

Необъявленный аудит проводится в рабочее время при работающем производстве. Продолжительность и объем аудита те же, что и в случае объявленного аудита. Аудитор должен начать проверку производственных помещений не позднее, чем через час после прибытия на площадку.

Если аудитору будет отказано в доступе на площадку или компания откажется от проведения необъявленного аудита, действие сертификата приостанавливается, а организация должна будет возместить сертификационному органу понесенные затраты. После этого в течение 6 месяцев необъявленный аудит должен быть проведен, иначе сертификат будет аннулирован.

Практика необъявленных аудитов от АО «Вимм-Билль-Данн»

Компании с уже выстроенной, «зрелой» системой управления пищевой безопасностью практически безболезненно восприняли переход на новую версию схемы FSSC 22000 и при этом успели выработать алгоритм действий при прохождении необъявленных аудитов. Марина Морозова, менеджер по системам качества и пищевой безопасности Управления Гарантии Качества АО «Вимм-Билль-Данн» (PepsiCo), поделилась опытом выполнения нового требования, своими наблюдениями и выводами.

Компания объединяет 16 предприятий, примерно на пяти из них каждый год проходят аудиты. И уже на трех предприятиях в этом году прошли необъявленные аудиты по схеме FSSC 22000.

Чтобы сформировать культуру прохождения аудитов на рабочих местах, чтобы убедить персонал, что проверки — не повод для паники, прошло немало времени. Чем чаще проводятся внутренние проверки, тем больше растет уверенность в себе и минимизируются нервные срывы у персонала, меньше неразберихи и непонимания, лучше слаженность команды. Но во всем должен присутствовать здравый смыл! Никто не перегружает сотрудников внутренними и внешними аудитами.

Теперь компания всегда готова не только к проверке документации во время аудита, но и к демонстрации работоспособности слаженной и целостной системы управления пищевой безопасности в производственных условиях.

Теперь компания всегда готова к демонстрации работоспособности СМБПП в производственных условиях

Команда службы качества «Вимм-Билль-Данн» придает большое значение внутренним коммуникациям. В ходе ежемесячных региональных конф-коллов и ежегодных очных встреч обсуждаются оперативные и стратегические итоги, этапы развития, практические аспекты.

Несмотря на «калибровку» и единый перечень требований, по которым проводится проверка, каждый аудитор имеет свои индивидуальные особенности, свой почерк и методы проведения аудита. Поэтому положительно на развитие системы менеджмента влияет то, что аудиторы ротируются. Итоги и находки во время аудитов на одном предприятии обсуждаются на общих встречах служб качества. Это позволяет избежать повторения замечаний на других предприятиях, и корректирующие действия одного предприятия переходят в статус предупреждающих на остальных.

В качестве обмена хорошей практикой Марина Морозова поделилась разработанным на одном из предприятий алгоритмом встречи аудитора, ведь отводится всего один час на то, чтобы предоставить ему доступ на производственную площадку. Для этого создали план коммуникаций (см. схему ниже), следуя которому все ответственные сотрудники должны собраться за 15 минут:

  • Менеджер по качеству, получая звонок с проходной, оповещает директора площадки и инженера по качеству, который начинает сбор документации.
  • В это же время служба охраны организует встречу аудитора у проходной и обеспечивает коммуникацию между группой по пищевой безопасности и производственниками.
  • Производственники по громкой связи оповещают персонал на рабочих местах.

Пример плана коммуникаций при необъявленном аудите FSSC 22000 

Из этого примера можно сделать вывод, что организовать коммуникацию в коллективе — одна из приоритетных задач.

По мнению Марины Морозовой, аудиты — это необходимый элемент валидации, проверка соответствия системы. Поэтому оправдана внезапность, когда система проверяется неожиданно, в наихудших условиях по логике валидации. Если аудиторы признают, что она результативна в стрессовых обстоятельствах (в условиях внезапности), то в обычных условиях она тем более работает на результат.

Советы от SGS: как подготовиться к необъявленному аудиту

  • Обязательно выявите интервалы времени остановок/простоев производства и сообщите о них органу по сертификации.
  • Ключевые сотрудники должны четко знать, когда в соответствии с графиком они будут отсутствовать. Если отсутствие неизбежно, допускается участие в аудите по телефону.
  • Определите заместителей для всех ключевых функций.
  • Обеспечьте, чтобы все заместители были четко определены и знали свои обязанности.
  • Рассмотрите возможность проведения неожиданных внутренних аудитов, особенно в отношении GMP.

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2’600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 97’000 сотрудников.