Skip to Menu Skip to Search Напишите нам Russia Выбрать веб-сайт и язык Skip to Content

Пандемия коронавирусной инфекции СOVID-19 и вызванные ею ограничения побуждают многие процессы переводить в дистанционный формат. Аудиты систем менеджмента, как внешние, так и внутренние, здесь не исключение. Возникает целый ряд вопросов: возможно ли проводить такие аудиты удаленно, в каком объеме, какими документами при этом руководствоваться?

Дистанционный аудит системы менеджмента 

Действительно, в ряде случаев выезд на предприятия для проведения аудитов может быть затруднен. Дистанционные аудиты (удаленные аудиты) могут стать подспорьем в этой ситуации при условии соблюдения установленных процедур. 

Решение на случай форс-мажора

Международный аккредитационный форум еще в 2011 году выпустил Информационный документ IAF ID3:2011. В нем идет речь о том, как реагировать на чрезвычайные события либо обстоятельства, затрагивающие органы по аккредитации, органы по оценке соответствия и сертифицированные организации. 

Под чрезвычайным понимается событие, которые находится вне контроля организации, например, война, забастовка, террористический акт, наводнение, землетрясение, пандемия и т.п. Такое событие может временно помешать органу по сертификации проводить запланированные аудиты с выездом на объект. 

Пандемия вносит свои коррективы в порядок сертификации

Согласно IAF ID3:2011 в этой ситуации органу по сертификации следует провести оценку рисков, может ли сертификат быть сохранен без выездного аудита. О каких рисках идет речь? Например, риски могут быть высоки, если в ходе предыдущего аудита были выявлены критические несоответствия, либо большое количество незначительных несоответствий. Появление новых производственных линий и/или процессов на аудируемом объекте также представляют собой определенный риск. 

При низком уровне риска рекомендуется применять альтернативные краткосрочные методы оценки соответствия. В частности, среди таких методов упоминается запрос информации для рассмотрения ее удаленно, на основании чего орган по сертификации принимает решение о приостановке сертификата или продлении его действия. Подчеркивается, что такой вариант может применяться только на краткосрочный период времени.

Именно этот документ служит сегодня ориентиром для аккредитационных органов, владельцев схем сертификации и органов по сертификации. Об удаленных аудитах как ответной мере SGS на распространение коронавируса COVID-19, можно прочитать здесь.

Чем руководствоваться при проведении дистанционных аудитов?

Основным отраслевым документом, регламентирующим проведение аудитов систем менеджмента в удаленном режиме, является IAF MD4:2018. Этот документ обязателен для применения в случае, если в ходе аудита используются информационно-коммуникационные технологии (ИКТ).

Согласно IAF MD4:2018: под удаленным или дистанционным аудитом понимается аудит, в ходе которого ИКТ используются для проведения мероприятий в рамках аудита и сбора свидетельств аудитором, который физически не находится на аудируемом объекте. 

При этом дистанционные методы проведения аудита могут покрывать как весь объем аудита, так и решать задачи аудита лишь частично. 

Практичный инструмент вне форс-мажорных обстоятельств

На самом деле, дистанционные методы проведения аудитов успешно применялись и до вспышки коронавирусной инфекции. В последнюю версию Руководства по аудиту систем менеджмента ISO 19011:2018 на проведение аудитов систем менеджмента были включены инструкции по проведению дистанционных / удаленных аудитов, т.е. такая опция допускается как применительно к внешним, так и к внутренним аудитам. 

В ISO 19011:2018 дистанционные методы аудита делятся на две категории: когда аудитор удаленно взаимодействует с аудируемыми, и когда аудитор удаленно изучает систему менеджмента без помощи аудируемого.

Аудиторы удаленно взаимодействуют с аудируемым Аудиторы удаленно изучают систему менеджмента
  • Дистанционные интервью
  • Заполнение чек-листов и вопросников с помощью аудируемого
  • Проверка документации при участии аудируемого
  • Проверка документации без помощи аудируемого
  • Анализ информации без помощи аудируемого
  • Наблюдение за работой без помощи аудируемого

В рамках аудита могут быть использованы дистанционные методы наряду с методами, предполагающими физическое присутствие аудитора на объекте аудита. Звонок по телефону в смежное подразделение для получения ответа на вопрос или телеконференция с головным офисом, находящимся в другой стране – это не что иное, как применение дистанционных методов при аудите.

В компании SGS дистанционные методы в той или иной степени используются в рамках сертификационных, надзорных и ресертификационных аудитов. 

  • Например, в ходе аудита по стандарту ISO 9001 в московском офисе международной корпорации необходимо проверить функцию закупок, однако менеджер по закупкам территориально базируется в ЕС. В этом случае ему не обязательно прилетать в Москву на время аудита, достаточно провести скайп-интервью, а документы переслать по электронной почте либо показать на экране онлайн-чата.
  • Другой пример - аудит труднодоступной площадки в рамках «мультисайтовой» сертификации компании с несколькими площадками. Предположим, на месторождение можно добраться только на вертолете, но в определенный период времени, в связи с нелетной погодой это не осуществимо. При этом часть аудита может быть проведена удаленно, а часть информации может быть получена при аудите более доступных площадок.

Что и как можно проверить удаленно? 

Удаленный аудит системы менеджмента 

Ниже перечислим элементы аудита, которые потенциально могут быть проведены дистанционно:

  • Проверка документации, записей может обеспечиваться посредством электронной почты, файлообменника, доступа к интранет-порталу и т.п. Проверка может проводиться в том числе и в режиме реального времени, когда в ходе видеосвязи документы демонстрируются аудитору (при этом у аудируемого есть возможность дать комментарии и пояснения). 
  • Совещания (вводное и заключительное совещания, групповые обсуждения во время аудита и т.п.) могут осуществляться с помощью конференц-связи, включающей аудиосвязь и видеотрансляцию, а также обмен данными. 
  • Интервью с персоналом могут проводиться с помощью телефонной связи, видеосвязи и др. Они должны проводиться в онлайн-режиме, хотя вопросы аудитор может отправить интервьюируемому и заранее. При этом заметки, которые аудитор делает во время интервью, сохраняются в качестве свидетельств аудита.
  • Посещение аудируемого объекта, инспекция процессов – это наиболее чувствительная часть аудита, которую может быть проблематично провести удаленно. Инструментарий здесь может включать в себя видеосъемку, фотосъемку, доступ к видеокамерам, установленным на объекте. SGS при удаленных инспекциях и аудитах применяет приложение SGS QiiQ.

Может ли удаленный аудит полностью заменить аудит с посещением объекта?

Можно ли с помощью дистанционного аудита получить информацию об операционной деятельности такого же объема и качества, как при посещении предприятия? Можно ли оценить соответствие объектов и процессов без физического присутствия аудитора на месте? Это зависит от того, какие имеются ИКТ, о каком стандарте и каких процессах идет речь, от вида деятельности и специфики предприятия.

В мире существуют определенные процедуры, говорящие о том, как проходит сертификация систем менеджмента: это всегда анализ документации и выезд непосредственно на предприятие для того, чтобы оценить, насколько реальная жизнь соответствует тому, что написано в документах. 

В настоящее время существует множество способов взаимодействия аудитора с аудируемым удаленно, многое можно увидеть через веб-камеру. Но ограничиться дистанционными методами оценки, как правило, не представляется возможным.

Аудиторы должны своими глазами убедиться в том, что два ингредиента не перепутаются, что в тот момент, когда идет фасовка, оборудование - чистое, что люди правильно одевают санитарную одежду и закрывают волосы шапочкой для того, чтобы они не попали в продукт. Оценить все это дистанционно, через интернет, бывает очень сложно, ведь это не просто документы, прописанные процедуры и записи в журналы, это - правила осуществления технологического процесса, все то, что можно увидеть только на месте.

Камера может помочь, но она не сможет предоставить нам исчерпывающую информацию, потому что, как минимум, поле ее зрения весьма ограничено. К примеру, мы видим рабочее место сотрудника, но не видим лежащие в двух шагах от него провода, через которые он может споткнуться, не можем оценить яркость освещения. Проверяя график превентивного обслуживания оборудования, аудитор не обратит внимания на то, что в нем отсутствует рельсовый кран, поскольку не подозревает о его существовании, тогда как, проходя по цеху, он мог бы его увидеть и сопоставить эти факты.

Кроме того, современные ИКТ пока не могут заменить такие органы чувств, как осязание, обоняние, вкус. Профессиональный аудитор получает информацию, задействуя все возможные каналы. Вибрация, посторонние запахи, пыль – эти факторы остаются за кадром, если аудит проводится удаленно.

На что следует обратить внимание при подготовке и проведении дистанционного аудита?

Информационная безопасность при дистанционных аудитах 

Применение дистанционных методов в ходе аудита сопряжено с рядом рисков. Ниже приведем рекомендации по минимизации этих рисков:

Достоверность, полнота, объективность полученной информации

  • Обучите аудитора навыкам использования ИКТ
  • Тщательно подготовьтесь к аудиту, составляйте четкий план аудита, список необходимых документов

Информационная безопасность, конфиденциальность и защита данных

  • Не проводите аудит из публичных мест с использованием публичных сетей Wi-Fi
  • Используйте наушники либо проводите интервью и совещания в изолированной комнате
  • Не оставляйте оборудование в свободном доступе
  • Используйте пароли и инструменты с шифрованием данных
  • Применяйте антивирусные программы, своевременно обновляйте программы/приложения
  • Не ведите видео- или аудиозапись, если на то нет особого требования и разрешения
  • Удаляйте полученную информацию по окончании аудита (кроме записей, относящихся непосредственно к отчету аудитора)

Неполадки с интернет-связью, отсутствие связи в отдельных помещениях

  • Проверяйте работоспособность средств связи, наличие связи во всех помещениях, которые необходимо осмотреть во время аудита
  • Предусмотрите альтернативные средства связи (например, планшет как основное средство плюс смартфон как запасной вариант)

Дистанционный аудит: не откладываем на завтра то, что можно сделать сегодня

Цифровизация - повсеместна. Все больше бизнес-процессов выполняются удаленно. Внедрение удаленных методов проведения аудитов дает ряд преимуществ, среди которых:

  • Доступ к труднодоступным или даже закрытым объектам
  • Снижение командировочных расходов
  • Рост полезного времени аудитора

Нередко компании с разветвленной филиальной структурой исключают из программы внутренних аудитов небольшие офисы, расположенные в удаленных местах, в связи с экономической нецелесообразностью их посещения аудитором. ИКТ позволяют решить эту проблему и сделать 100% охват. 

Очевидно, что с развитием информационных технологий перед нами откроются новые возможности дистанционных аудитов. Но и текущие возможности заслуживают внимания, и если вы еще не используете их, то сейчас - самое время это сделать.

Понравилась эта статья? Интересуют стандарты ISO и системы менеджмента? Подпишитесь на нашу рассылку и регулярно получайте полезную информацию об изменениях в стандартах, разъяснения от аудиторов SGS и примеры лучших практик.

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 94 000 сотрудников.