Практика проведения внутреннего аудита СМК на "удаленке"

По сложившейся практике внутренний аудитор физически присутствует на месте получения объективных доказательств соответствия критериям аудита. Он проводит интервью: задает вопросы и внимательно их слушает, смотрит документы и записи, наблюдает за интервьюируемым и на ходу принимает решение и о возможной корректировке вопросника, формулирует дополнительные вопросы.

Однако в последние месяцы из-за пандемии коронавируса у значительного количества работников возникла необходимость работать удаленно, и вопрос проведения внутренних аудитов «на расстоянии» обрел особую актуальность.

В стандарте ISO 19011:2018 описана возможность дополнения ресурса аудита проведением виртуальных аудитов, даже оговорена возможность фотографирования экрана и другая «экзотика». При этом в стандарте нет и не может быть конкретных указаний, как именно это интегрировать в документацию СМК, описывающую выполнение требований 7.1.6 (Внутрифирменные знания), 7.5.3 (Управление документированной информацией) ISO 9001:2015 и др. Каждая организация самостоятельно принимает решение, каким образом включить удаленные аудиты в свои бизнес-процессы.

Команда Василия Голеусова сформулировала перед собой три цели:

• увеличить время работы внутреннего аудитора с подразделением и организацией в целом;
• увеличить время ответов сотрудников подразделения на вопросы внутреннего аудитора, не отрывая его существенно от его основной деятельности;
• учитывать риски от всевозможных пандемий и ограничений.

Казалось бы, эти цели исключают друг друга. Можно ли их совместить? 

Как это работает: новая модель внутреннего аудита

Василий Голеусов приводит наглядный пример из практики. 

В организации существует и функционирует система электронного документооборота, являющаяся частью процедуры управления документированной информации, которая, в свою очередь, является стандартом СМК организации. 

В этой организации внутренний аудитор проводит аудит СМК и просит продемонстрировать аудируемого руководителя подразделения функционирование пункта 5.3 стандарта ISO 9001:2015 (Должностные функции, обязанности и полномочия) в части передачи полномочий на время его отсутствия (отпуск и др.). 

Аудит в подразделении разделен на две части: удаленную или виртуальную, на которую отводят 2 рабочих дня, и интервью с персоналом, на которую планируют 0,1 N часов очного аудита. При этом интервью может быть проведено методом телевизионной конференции.

Последовательность действий такова:

• До начала аудита внутренний аудитор готовит подробный список вопросов со ссылками и указанием требований, которые необходимо продемонстрировать примерами, документами и/или записями СМК, технически одинаково доступными всем работникам организации. В случае отсутствия доступа и/или полномочий они могут быть предоставлены на время аудита в течение короткого времени.
• Далее аудитор уже в рамках аудита направляет этот список в проверяемое подразделение и в течение запланированного времени получает 80 -95 % требуемой ему информации.

Оправдана на ли замена очного формата на удаленный применительно к внутреннему аудиту?

Что произошло бы при очном аудите, в виде интервью?

• Аудируемый демонстрирует аудитору в системе электронного документооборота электронную версию распорядительного документа, электронные подписи ознакомленных. 
• Аудитор сравнивает эти действия с установленными требованиями согласно процедуре управления документированной информацией и делает своё заключение.

«С точки зрения ценности аудита не имеет значения не только, в какое время аудитору будет продемонстрирована соответствующая ссылка, но даже кто это сделает: сам руководитель или ответственный за документооборот, - говорит Василий Голеусов. - Аудитор получит информацию одинаковой достоверности в обоих случаях».

В случае с моделью «виртуальный внутренний аудит + телевизионное интервью»:

• Руководитель более гибко использует рабочее время своего подразделения, распределяя вопросы аудита между своими подчиненными сообразно их квалификации. 
• Аудит не усложняет работу подразделения и не вызывает эмоционального напряжения у аудируемых - каждый выполняет привычную ему работу, отвечает на привычные вопросы.
• Аудируемые тратят меньше времени на проведение интервью, что позволяет обеспечить непрерывность производственного процесса.
• Аудитор получает максимально полную информацию.
• Cокращаются затраты благодаря уменьшению времени выезда или отмене такового.
• Аудитор меньше утомляется по сравнению с аудитом непосредственно в подразделении.
• Группа аудита может увеличить выборку и, соответственно, расширить возможности аудита, поскольку решается проблема ограниченности ресурсов при планировании Программы аудитов и конкретного аудита.

Как организовать внутренний аудит на практике – пять составляющих успеха

По мнению Василия Голеусова, реализовать такой процесс технически просто, но многое зависит от готовности организации и её СМК.

• Организация должна иметь зрелую IT-инфраструктуру.
• Необходимо дополнительно и подробно в рамках СМК описать область распространения системы по каждому подразделению организации.
• Требуется расширить в процедуре управления документированной информации и связанных с ней процедурах состав записей и/или документированной информации.
• Требуется расширить в процессе «Внутренний аудит» и связанным с ним процессами временные границы проведения виртуального аудита с виртуальным интервью.
• Важно определить приоритетным направлением уменьшение времени интервью (личной встречи) при проведении аудита и введение телевизионного интервью, с соответствующей системой мотивации.

«Необходим некий компромисс, при котором каждая сторона что-то получит, и система менеджмента в целом выиграет», - считает Василий Голеусов. Его опыт показывает, что при правильном подходе применение виртуальных внутренних аудитов дает организации существенные преимущества. 

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 94 000 сотрудников.