Skip to Menu Skip to Search Напишите нам Russia Выбрать веб-сайт и язык Skip to Content

К IT-технологиям в бизнесе иногда относятся как к «волшебной палочке». Нужно только купить специализированное ПО для автоматизации системы менеджмента качества, и все процессы сразу заработают в 10 раз эффективнее.

Такой уверенности не встречаешь в материалах для специалистов по IT-инструментам для менеджмента. Эксперты советуют организациям перед запуском проекта тщательно посчитать потенциальную отдачу от него, потому что результаты могут не окупить затраты. Предостерегают и специалисты по качеству. «Автоматизация беспорядка приводит к автоматизированному беспорядку», – писали Майкл Хаммер и Джеймс Чампи еще в далеком 1993 году. 

Как же запустить успешный проект автоматизации, обойдя все ловушки? В этой статье мы собрали 6 аспектов, которые руководителям компаний и менеджерам по качеству стоит учесть, прежде чем приниматься за автоматизацию своей системы.

Автоматизация СМК

1. Плюсы, минусы и издержки различных стратегий автоматизации

Вместо того, чтобы автоматизировать систему управления полностью, небольшая организация может решиться автоматизировать лишь часть процессов в обмен на возможность сэкономить. У российских компаний в подобной ситуации сложилась практика заказывать сравнительно недорогую доработку имеющейся у них системы бухгалтерского документооборота. Последняя имеется сегодня практически у любого юридического лица. Тотальной автоматизации не получится, ведь то, что будет переделываться — лишь до определенной степени может быть приспособлено под новую задачу, но так можно достичь своих целей. Это лишь один из примеров, показывающий, как важно перед началом автоматизации расставить приоритеты и изучить доступные альтернативы достижения целей.

Мартин Цвиллинг, занимавший позицию IT-руководителя в средних и малых организациях, в своей статье How to start ISO Automation советует компаниям рассмотреть возможность обращения к облачным решениям (SaaS – Software as a Service). «Те, кто предоставляет такие услуги в сфере корпоративного ПО держат у себя всю электронную документацию, а вам, по вашему заказу, предоставляют к ней доступ онлайн, обычно через интернет, — пишет автор, — главная польза потребителя этой услуги для молодой компании — радикальное сокращение затрат на IT и возможность приступить к работе с обновленной системой менеджмента быстро». В облачном программном обеспечении вся информация хранится на серверах поставщика услуги, а сотрудникам компании-заказчика лишь предоставляется возможность производить манипуляции с документами и записями.

Некоторые специалисты по информационной безопасности критикуют облачное корпоративное ПО. По их мнению, документы предприятия находятся во власти того, кто управляет «облаком». Есть примеры, когда такие поставщики услуг привлекают клиента низкой ценой, но затем не дают забрать документацию и перейти на другое IT-решение. Чтобы вернуть себе свою же систему менеджмента, приходится платить грабительский «выходной платеж». К тому же, SaaS — достаточно дорогой способ автоматизации.

Сторонники облачных решений возражают, что все зависит от договора с компанией-разработчиком программы. Нужно лишь проследить, чтобы его текст сводил риски к минимуму. Они подчеркивают преимущества SaaS, такие, как возможность сократить затраты на собственных IT-специалистов и не содержать собственный сервер, а также возможность авторизоваться и пользоваться документами с любого компьютера, имеющего выход в интернет. 

2. Учтите все богатство вариантов при выборе ПО для автоматизации

На самом деле количество программ и их комбинаций, с помощью которых можно реализовать автоматизацию систем менеджмента качества, гораздо больше, и все не сводится к SaaS или бухгалтерским системам. Стоит получить представление обо всех вариантах, чтобы выбрать тот путь, который максимально выгоден компании. Специалисты говорят о следующих типах программного обеспечения:

  • ERP-системы. Такие системы предназначены для управления всей деятельностью компании, но у наиболее востребованных рынком имеются подключаемые модули для учета конкретных требований стандартов ISO на системы менеджмента.
  • CRM. Этот тип ПО «заточен» под контроль и управление взаимодействием сотрудников с клиентами, следовательно, при выполнении требований ISO 9001 лучше всего проявит себя в том, что касается внешних и внутренних заинтересованных сторон.
  • Системы документооборота (Document Management Software). Этот класс корпоративных информационных систем сосредоточен на вопросе управления документацией организации. Легче всего с помощью такого ПО выполнить требования по прослеживаемости и контролю версий. Такие требования имеются в любом стандарте на системы менеджмента, включая ISO 9001.
  • Специальные программы, предназначенные для автоматизации систем менеджмента (Management Systems Software). Как ни странно, не считаются лучшим вариантом многими экспертами. Их преимуществом является то, что не нужно адаптировать специализированное ПО под системы менеджмента. Оно и так спроектировано с таким расчетом, чтобы удовлетворять всем требованиям международных стандартов и управлять всеми элементами систем менеджмента. С другой стороны, у СМК, так же как у системы экологического менеджмента и других — интегрированная природа, элементы системы работают тогда, когда они органично «вплетены» в производственные процессы компании. Последнее же выходит за пределы «специализации» программ, о которых идет речь.
  • Автоматизированные линии. Это современные конвейерные линии производственных предприятий. Служат прекрасным способом автоматически «встроить» в свои операции требования стандартов ISO к производственным процессам и критериям эффективности. Проблема только в том, что в СМК освещается много других аспектов (обучение, лидерство). В их автоматизации «умное» производственное оборудование не помощник.
  • CAD/CAM системы. Это программные комплексы для проектирования. С их помощью можно автоматизировать выполнение требований к проектированию и разработке.
  • Программное обеспечение для BPM (Business Process Management Software). Эти программные продукты построены на той же процессной модели, что и процессный подход, лежащий в основе всех стандартов ISO на системы менеджмента. Но все элементы СМК автоматизировать такое ПО не может, так как изначальная область применения у него более узкая. 
  • CASE инструменты. Такое программное обеспечение изначально предназначено для разработки процессов. Может быть особенно полезно в проектировании корректирующих и предупреждающих действий. Требования о последних есть во всех стандартах ISO на системы менеджмента.
  • OLAP (Online analytical processing). Программы данного типа разрабатывают для анализа данных. Лучше всего себя проявят в процессе анализа со стороны руководства.
  • ПО планирования деятельности (Operation Planning Software). Параграф «Планирование» есть в каждом из стандартов на системы менеджмента ISO, и это часть цикла PDCA, который наряду с процессным подходом лежит в основе этих стандартов. Для полной автоматизации системы менеджмента качества данный тип ПО недостаточно универсален, но в выполнении требований к планированию может очень помочь.
  • Собственная информационная система (ИС) предприятия. У многих организаций есть собственная ИС, одной из альтернатив является ставка на ее развитие. Можно добавить функционал, при котором «зонтик» информационной системы будет охватывать всю деятельность предприятия, включая требования стандарта ISO 9001.

Эксперты при выборе конкретных программ советуют не плодить информационные системы. В противном случае персоналу станет неудобно переключаться между различными интерфейсами для решения каждой из поставленных задач. Рекомендуется предпочесть универсальный, гибкий и масштабируемый под изменения ваших потребностей вариант.

3. Человеческий фактор

Порой автоматизация системы менеджмента качества проваливается из-за сопротивления сотрудников. Они по каким-либо причинам не готовы или не хотят работать с новыми программами. Автоматизация не сможет позитивно повлиять на работу персонала, если люди не будут ею пользоваться. 

Так о барьерах на пути автоматизации СМК писал Мартин Цвиллинг: «Сотрудникам, которые отвечают за контроль качества, не хватает знаний и навыков, чтобы вводить и использовать сложные программные комплексы. Также у них не достаточно влияния или ресурсов, чтобы быстро внедрить те или иные IT-решения с привлечением IT-отдела своей же компании».

До старта проекта по автоматизации следует продумать эти моменты, оценить риски и запланировать меры по их минимизации.

4. Правильная последовательность действий

Ряд специалистов советуют начинать автоматизацию с процессов входного контроля и управления несоответствиями. «Во-первых, сделав так, вы почти сразу сэкономите ресурсы, во-вторых, к вам начнет поступать ценнейшая информация, необходимая для дальнейших действий», — прокомментировал свое мнение один из наших собеседников, IT-специалист. Эксперт рассказал о случае из своей практики, когда во время внедрения автоматизированного процесса входного контроля удалось в короткий срок сократить количество сотрудников, выделенное под оформление документов этого процесса, с 3 до 1. 

Мартин Цвиллинг советует запускать проект автоматизации с выкладывания готовых форм документов системы менеджмента в DNS — систему электронного документооборота компании. Затем документы нужно связать между собой, чтобы сложился процесс управления документацией. Как полагает Цвиллинг, такое начало здорово продвинет проект и создаст фундамент для дальнейших действий.

5. Автоматизация может помогать или наносить вред интегрированной системе

«Качественники» нередко критикуют IT-решения в области систем управления за то, что в некоторых вопросах автоматизация даже вредит принципам ее работы. Например, «встраивание» многих требований стандартов в функционал машин и программ не способствуют знакомству сотрудников с системой и пониманию своей роли в ней. Персоналу не нужно ни в чем разбираться, поэтому его вовлеченность в процессы менеджмента качества падает. 

Сторонники же автоматизированных решений для управления системами менеджмента считают, что автоматизация не мешает вовлеченности, а способствует ей. В формах обратной связи многих программ нельзя продолжить работу, пока она не будет правильно заполнена. Вдобавок, они снабжены полезными примерами и подсказками по внесению информации в документацию. Автоматизация не вовлекает сотрудников в работу системы, но она как бы «заставляет» их делать то, что нужно. 

Поскольку с помощью автоматизированных систем проблема контроля за выполнением процедур исчезает, высвобождается место для более интересного — для анализа. В правильно переведенных «на цифру» системах, заполняя один какой-то документ, вы можете сразу видеть его историю, взаимодействие с другими документами, поток ТМЦ (товарно-материальные ценности) и другие данные, помогающие делать выводы и принимать решения.

6. Автоматизация решает старые проблемы, но создает новые

В ответ на распространение электронного документирования в системах менеджмента рабочая группа The ISO Auditing Practice Group опубликовала руководящие указания по системам электронной документированной информации Guidance on Electronic Documented Information Systems

Такие руководства создаются на основе обобщения реального опыта аудитов систем менеджмента. Поэтому то, что содержат эти руководящие указания, может многое сказать о проблемах, с которыми сталкиваются компании, автоматизирующие системы менеджмента. 

Так, аудиторам рекомендовано анализировать соответствие функций имеющихся информационных программ требованиям стандарта ISO 9001, а также проверять, имеют ли они достаточную и доступную техническую поддержку, чтобы процессы СМК работали стабильно. Иными словами, в область аудита системы менеджмента качества попадает IT-отдел. 

Также в документе говорится, что следить за доступностью и прослеживаемостью электронной документации нужно столь же тщательно, как в случае с бумажной документацией. Относительная легкость, с которой сегодня любой может создавать в информационных системах документы в разных форматах, менять эти документы, может создавать новые проблемы, которых не существовало, когда господствовала «бумажная» документация.

Большинство экспертов сходятся в одном: получение реального результата от автоматизации систем менеджмента зависит от верной оценки своих потребностей и тщательного планирования. То и другое точно не совместимо со «слепой верой» в IT. 

ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ИНТЕРЕСУЮТ СТАНДАРТЫ ISO И СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ И РЕГУЛЯРНО ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СТАНДАРТАХ, РАЗЪЯСНЕНИЯ ОТ АУДИТОРОВ SGS И ПРИМЕРЫ ЛУЧШИХ ПРАКТИК.

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 94 000 сотрудников.