Skip to Menu Skip to Search Напишите нам Russia Выбрать веб-сайт и язык Skip to Content

Анализ со стороны руководства является важным элементом любой системы менеджмента, и система менеджмента безопасности пищевых продуктов (СМБПП) тут не является исключением. Практическими рекомендациями по его проведению поделилась Марина Якушева, эксперт в области управления качеством, создатель портала 3quality.ru/blog и основатель группы «Управление качеством. Сообщество профессионалов» на Facebook.

Марина Якушева

Зачем проводить анализ СМБПП со стороны руководства?

Анализ со стороны руководства является «вершиной» системы управления и используется для оценки прогресса и постоянного улучшения системы.

Провести его стоит по нескольким причинам.

1. Анализ позволит оценить, работает ли система так, как предполагалось, и достигает ли компания желаемых результатов настолько эффективно, насколько это возможно.

2. Процесс проведения анализа со стороны руководства предусматривает, в том числе, регулярные проверки состояния системы управления пищевой безопасностью с целью выявления и исправления любых текущих или зарождающихся недостатков до того, как они могут быть обнаружены в ходе аудита или, что еще хуже, инцидента.

3. Целью и конечным результатом анализа со стороны руководства должно быть постоянное улучшение системы менеджмента. По мере того, как ее эффективность и результативность возрастает, производительность организации также будет расти.

Именно поэтому требование проводить анализ со стороны руководства включено во всех основные стандарты по системам менеджмента пищевой безопасности, признанные на мировом уровне, включая ISO 22000, FSSC 22000, BRC, IFS.

Стоит отметить, что в РФ действует ГОСТ Р 55268-2012 «Национальный стандарт РФ системы менеджмента организаций. Рекомендации по проведению анализа со стороны руководства», который носит рекомендательный характер.

Что нужно сделать, чтобы провести анализ со стороны руководства?

1. Определить ответственных.

Прежде всего, нужно понять, кто именно должен проводить этот анализ.

Обычно это команда топ-менеджеров: генеральный директор, директор завода, директор по производству, технический директор, директор по закупкам и др., а также представители команды по управлению качеством или пищевой безопасности.

Важно, чтобы для каждого уровня управления в анализе принимал участие руководитель соответствующего уровня. Например, для стратегического уровня – генеральный директор или владелец компании, для тактического уровня - руководитель подразделения, для оперативного уровня – руководитель проекта (начальник участка, руководитель группы).

Определите, кто будет отвечать за сбор и анализ всей необходимой информации.

 

2. Определить периодичность и объем.

Примите решение, как часто будет проводиться анализ со стороны руководства.

Как правило, стандарты просят проводить это мероприятие, как минимум, ежегодно. Однако, при наличии потребности необходимо это делать и чаще, все зависит от нужд конкретного предприятия. Так, внеплановый анализ со стороны руководства быть проведен в том случае, если в компании произошли важные перемены. В случае пищевого производства это может быть:

  • решение о сертификации по новому стандарту, например, FSSC 22000;
  • необходимость отзыва продукции по причине попадания в нее посторонних предметов;
  • высокая неудовлетворенность клиентов, например, продукт не выдерживает заявленных сроков годности при соблюдении условий хранения;
  • неудовлетворительные результаты аудита и т.д.

Лучшее время для проведения анализа со стороны руководства - перед планированием бюджета на следующий год. В этом случае у вас будет возможность зарезервировать денежные средства для устранения выявленных проблем и улучшения системы менеджмента.

Определите объем анализа со стороны руководства на объекте. Например, если речь идет о холдинге, анализ может включать один из заводов или, наоборот, распространяться на все предприятия холдинга.

3. Провести подготовку.

Соберите информацию об объекте от подразделений, вовлеченных в процессы. При необходимости, проведите обследование участка, зафиксируйте наблюдения, в том числе, состояние здания, инвентаря и оборудования, выполнение процессов. Проведите опрос выборки сотрудников.

Просмотрите последние отчеты по внутренним и внешним аудитам, статусы выполнения корректирующих мероприятий. Обратите внимание, были ли отмечены какие-либо возможности для улучшения или даже передовые методы, которые можно транслировать на всю компанию. Пример: использование оборотной воды на объекте может потребовать ее дополнительных проверок для обеспечения безопасности пищевых продуктов. Возможность в данном случае состоит в том, что можно сократить использование воды, а риском является то, что вода может не подойти по назначению.

Просмотрите результаты проверок внешними организациями и статусы по устранению нарушений.

На основании отчетов от ответственных подразделений и собственных наблюдений подготовьте общий отчет с подробным описанием выводов и заключений.

4. Провести собрание.

Всю отчетность необходимо обобщить, чтобы в сжатом виде представить на собрании. На основании этой информации будет принято решение о том, какие следующие шаги должна сделать компания в этом направлении.

Определите правила проведения собрания. При этом соблюдайте общие правила проведения собраний в компании.

Определите ответственное лицо, которое будет вести протокол собрания.

Вот некоторые темы, которые стоит рассмотреть на собрании:

  • Результаты предыдущего анализа со стороны руководства, включая статус выполнения принятых решений.
  • Изменения, которые могут повлиять на систему менеджмента. Например:
  1. изменения законодательства и применяемых стандартов. Так, в 2020-21 гг, при обсуждении важных изменений стоило бы рассмотреть новые законодательные акты, например, СанПиН 3.3686-21 «Санитарно-эпидемиологические требования по профилактике инфекционных болезней», СанПиН 2.1.3684-21 от 28.01.2021 года «Санитарно-эпидемиологические требования к содержанию территорий городских и сельских поселений, к водным объектам, питьевой воде и питьевому водоснабжению, атмосферному воздуху, почвам, жилым помещениям, эксплуатации производственных, общественных помещений, организации и проведению санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий», СП 2.3.6.3668-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям деятельности торговых объектов и рынков, реализующих пищевую продукцию» или же версию 5.1 сертификационной схемы FSSC 22000.
  2. перспективы, вытекающие из результатов исследования рынка, научных исследований и разработок;
  3. уроки, извлеченные из аварийных, нештатных и учебных ситуаций (симуляции отзыва товара, акта биотерроризма и т.п.);
  4. новые риски или новые продукты, которые предприятие планирует выпускать (например, если вы планируете выпускать частную марку для торговой сети или уникальный товар, либо хотите экспортировать продукцию).
  • Результаты удовлетворенности клиентов, включая жалобы и благодарности потребителей, результаты мониторинга удовлетворенности потребителей (сюда же можно отнести результаты дегустаций товара в сравнении с продукцией конкурентов потенциальными покупателями) и других заинтересованных сторон.
  • Результаты аудитов и инспекций (внутренних и внешних), включая количество и характер выявленных несоответствий, их причины. Особое внимание стоит уделить несоответствиям с высоким риском. При аудитах пищевых производств к таким нарушениям часто относят отсутствие системы прослеживаемости, недостатки контроля сроков годности сырья и готовой продукции, значительные недостатки, относящиеся к санитарному состоянию объекта, инвентаря и оборудования, несоблюдение согласованных рецептур и спецификаций, значительные ошибки при оценке рисков, определении и контроле критических контрольных точек (ККТ) и др.
  • Сводку профилактических и корректирующих действий; в том числе, объем необходимых действий, первопричины, связанные с этим затраты и т. д.
  • Результаты мониторинга и измерений. Например, стабильность параметров, отклонения, несоответствия при проведении испытаний продукции, соблюдении условий хранения, приемке и т. д.
  • Степень достижения целей и выполнения задач. Например, если одна из ваших задач - свести к нулю наличие патогенной микрофлоры в продукте, покажите на собрании, достигли ли вы этой цели. Если цели не достигаются, необходимо предоставить объяснения этому и предложения по улучшению.
  • Кадровые вопросы: изменения в составе персонала, потребности в обучении и т. д.
  • Отчеты, указывающие на необходимость изменения стратегии или плана действий; информацию о событиях, которые влияют или могут повлиять на систему менеджмента качества.
  • Рекомендации по улучшению и совершенствованию системы, задачи на ближайший год, потребности в ресурсах.

Конкретные требования можно уточнить в том стандарте, по которому предприятие сертифицировано или планирует сертифицироваться.

5. Подготовить результаты анализа и ознакомить с ними сотрудников.

Свяжите результаты анализа со стороны руководств и выводы с ежегодными целями. Сообщите результаты сотрудникам компании.

О чем еще стоит помнить

Документированную информацию, в том числе, протоколы анализа со стороны руководства, необходимо сохранять, чтобы показать (например, аудиторам), что проверка со стороны руководства была проведена и принятые решения были реализованы.

Стоит отметить, что прописывать процедуру для проведения анализа со стороны руководства стандарты не требуют, однако это могло бы стать хорошей практикой. Документированная процедура анализа со стороны руководства может помочь в повышении эффективности этого инструмента управления.

 

ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ИНТЕРЕСУЮТ СТАНДАРТЫ ISO И СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ И РЕГУЛЯРНО ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СТАНДАРТАХ, РАЗЪЯСНЕНИЯ ОТ АУДИТОРОВ SGS И ПРИМЕРЫ ЛУЧШИХ ПРАКТИК.

 

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области испытаний, инспекционных услуг и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. Наши 93,000 сотрудников работают в 2,600 офисах и лабораториях по всему миру со штаб-квартирой в Женеве, Швейцария, делая мир лучше, безопаснее и технологичнее.