Как розничной сети избежать штрафов с помощью аудитов своих магазинов

Как не «попасть под санкции»?

Чтобы подготовиться к прохождению как плановых, так и внеплановых проверок, розничной сети достаточно провести следующую работу:

• Выявить в своей текущей деятельности потенциальные несоответствия;
• Оперативно устранить обнаруженные в магазинах нарушения;
• Обучить персонал и перестроить процессы с целью предотвратить возможное появление таких несоответствий в будущем.
• Именно эти задачи решаются посредством привлечения внешних независимых аудиторов.

Сторонние аудиторы проверяют соответствие магазинов всем нормативным требованиям РФ к ритейлу (программы производственного контроля, прослеживаемость, соблюдение температурных режимов хранения продуктов питания и т.д.).

А если торговая сеть хочет пойти дальше, аудит может включать в себя не только российские, но и международные подходы к управлению пищевой безопасностью. Например, за основу можно взять международный стандарт для розничной торговли FSQS - Food Store Quality Standard. Без сомнения, это одна из лучших современных практик мирового ритейла, и владельцам розничного бизнеса в России не стоит ее игнорировать.

Однако для того, чтобы аудит принес результат, важно обратить внимание при выборе подрядчика (аудиторской фирмы) на несколько аспектов:

• Во-первых, аудит магазина не должен иметь своей целью «наказание провинившихся» и взыскание штрафов. Смысл аудита – в том, чтобы помочь торговой точке улучшить свою деятельность.
• Во-вторых, подрядчик должен гарантировать полную конфиденциальность, ведь в ходе аудита могут обнаружиться факты, которые не стоит предавать огласке.
• В-третьих, желательно не только получить отчет о несоответствиях, но и рекомендации, как их устранить.

 

Как проводятся проверки магазинов

Чтобы иметь объективную картину, в ходе аудитов следует проверять все этапы жизненного цикла пищевого продукта в магазине:

• приемка,
• хранение,
• подготовка к продаже,
• традиционная торговля через прилавок,
• продажа по типу самообслуживания,
• продажа товаров на вес,
• доставка на дом.

При этом аудит может быть как объявленным (когда работников магазина заранее оповещают о приходе аудиторов), так и необъявленным (когда визит аудитора становится неожиданностью). Каким будет аудит может решить руководство торговой сети.

Рекомендуемая минимальная частота аудитов –один раз в год для магазина. Но частота может быть пересмотрена в сторону увеличения по желанию руководства сети.

Сроки проведения аудита зависят, в первую очередь, от площади магазина и области проверки (требования и отклонения, которые должны быть приняты во внимание).

Так, в стандарте FSQS предлагается такая продолжительность аудита магазина в зависимости от площади его торгового зала

 Что ритейлер получает по результатам проверки?

Результатом аудита является отчет. Насколько он будет подробным и полезным, зависит, безусловно, от профессионализма аудиторов и тех стандартов, которыми они руководствуются в своей работе.

«Отчет по итогам наших аудитов может достигать 70-80 листов», - рассказывает Светлана Ахапкина, операционный менеджер пищевых аудитов SGS в России. Данный отчет содержит сведения по всем отделам и направлениям деятельности торгового предприятия. В частности, в нем предоставляются сведения по следующим пунктам:

• состояние помещений и оборудования,
• использование помещений по назначению,
• зонирование доступов из грязных в чистые зоны,
• эффективность вытяжки,
• ловушки для вредителей,
• гигиенический аспект обращения с отходами,
• обнаружение просроченной продукции,
• наличие и общее состояние термометра (для каждого отдела),
• выполнение требований по температуре хранения,
• ведение журналов,
• соответствие уборочного инвентаря,
• самостоятельный контроль выполненных и задокументированных действий по уборке и очистке,
• ХАССП (наличие всех производственных инструкций, внутренняя прослеживаемость, мониторинг по ППУ)
• и т.д.

Хорошей практикой является выставление оценки каждому магазину розничной сети по определенной шкале.

Например, объект торговли получил по общей оценке 38%, которая сложилась на основе выявленных несоответствий: количество грязного оборудования, этикеток с несоответствующей маркировкой, просроченной продукции и т.д.

При этом каждый отдел может набрать свое количество баллов. Допустим, дирекция и сопроводительные службы набрали 60%, а гастрономия и колбасы – 74% и т.д.

Аудиторы SGS по каждому отделу прописывают требования действующих нормативов и возможные несоответствия. Причем оценку можно провести даже внутри каждого отдела: например, в отделе мясной продукции – отдельно по мясу животных, отдельно по мясу птицы.

Вот некоторые примеры несоответствий из таких аудиторских отчетов:

• на продукции нечитабельна дата изготовления или нет маркировки,
• нет записи по прослеживаемости,
• ножи и подносы несут на себе следы органических остатков,
• смеситель на раковине - неконтактного типа,
• журнал здоровья не ведется,
• на перекатной тележке обнаружена коррозия,
• нет записей контроля температуры в холодильных камерах и т.д.

Помимо указания несоответствий, в отчетах SGS аудиторы дают свои экспертные комментарии специально для владельца магазина: отмечают сильные стороны (например, нет замечаний к отделу продукции общего потребления) и указывают на слабые (допустим, тараканы и продукция с истекшим сроком годности в отделе выпечки и пекарни).

«Наши аудиторы собирают достаточно большой объем данных, которые затем могут использовать для улучшения своей работы закупщики и операционные менеджеры сетей, специалисты в сфере менеджмента качества, директора магазинов, а также собственники бизнеса», - делится Светлана Ахапкина.

Например:

• В ходе аудита выявляются просроченные остатки продукции, что дает возможность настроить более грамотную работу по заказу необходимого количества продуктов, избегая случаев просрочки.
• Выявление несоблюдения температурных режимов позволяет предотвращать порчу продуктов, а значит, уменьшать количество списаний, что неизбежно улучшит финансовые результаты.
• Контроль в таких критических точках, как реализация продуктов собственного производства, дает необходимые данные для соблюдения самых высоких стандартов пищевой безопасности и значительно уменьшит количество возвратов некондиционной продукции.

Ну, и, наконец, аудиторы предлагают практические способы предупреждения этих нарушений в будущем.

Таким образом, вооружившись отчетом аудиторов, ритейлер получает возможность составить план корректирующих мероприятий и действовать проактивно, не дожидаясь штрафов и санкций.

Для получения более подробной информации о том, как SGS может помочь в проведении аудитов ваших магазинов, пожалуйста, заполните веб-форму, и мы свяжемся с вами.

ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ ПИЩЕВОЙ ДАЙДЖЕСТ И РЕГУЛЯРНО ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В НОРМАТИВНОЙ БАЗЕ И ПРИМЕРЫ ЛУЧШИХ ПРАКТИК В ПИЩЕВОЙ ОТРАСЛИ.

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области испытаний, инспекционных услуг и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. Наши 96,000 сотрудников работают в 2,600 офисах и лабораториях по всему миру со штаб-квартирой в Женеве, Швейцария, делая мир лучше, безопаснее и технологичнее.