Skip to Menu Skip to Search Напишите нам Russia Выбрать веб-сайт и язык Skip to Content

Система электронного документооборота (ЭДО) все активнее распространяется в различных отраслях экономики, и строительство – в их числе. В чем суть системы и каковы особенности работы с ней на российском строительном рынке? Разбираемся в этой статье.

Сохраняя, преумножай: как электронные документы спасают лес

Все прекрасно представляют, какой объем документации используется в работе строительных организаций, заказчиков, проектировщиков, подрядчиков. Планы, договоры, разрешительная документация, накладные, счета-фактуры, акты сдачи-приемки – это тонны бумаги, а значит, кубометры спиленного леса.

Система ЭДО позволяет создавать, обменивать, пересылать, хранить самые разные документы в электронном виде, а значит сохраняет весь этот лес. А еще – краску для принтера, оборудование, многие часы ценного рабочего времени, которое можно использовать на другие дела, и, конечно, финансы. К тому же нет необходимости где-то хранить бумажный архив. Таким образом, компания становится более эффективной.

За счет ЭДО экономится до 90% средств, которые тратились на печать, доставку и хранение документов.

Безбумажный документооборот пригодится и крупным, и средним компаниям. ЭДО можно внедрить в работу внутри любой из них. Особенно удобно работать с территориально удаленными подразделениями, что немаловажно для строительных организаций.

Быстро и легко на всех этапах

Функциональные возможности электронного документооборота в строительстве можно рассмотреть на примере российской платформы, которую применяет компания SGS в России в рамках строительного контроля. В результате активного использования платформы на различных строительных объектах данное решение превратилось в полноценную мощную платформу для ЭДО в строительстве.

Она позволяет сотрудникам компании обмениваться в электронном виде договорами, накладными, счетами, актами сдачи-приемки и другими видами документов. На общей платформе в рамках отдельных блоков, таких как «Исполнительная документация», «Стройконтроль», «Управление строительством», BIM, «Смета», формируется исполнительная документация, графики, чертежи, сметы, хранится и проверяется проектная рабочая документация.

В режиме реального времени все участники строительства могут отслеживать наполненность того или иного объекта исполнительной документацией в строительстве по всем российским законам, по нормативно-технической документации (НТД), по сводам правил, ГОСТам. На платформу подгружены все существующие утвержденные формы, которые наполняются при минимальном участии человека.

Платформа заменяет одновременно программы Exсel и Word, так как из нее можно скачивать или распечатывать любой нужный документ: например, акт о свидетельстве скрытых работ (АОСР) или акт ответственных конструкций (АОК), документы входного контроля и т.д..

Помимо сокращения расходов, это:

  • обеспечивает прозрачность и оперативность внутреннего согласования;
  • повышает эффективность сотрудников за счет множественной подписи;
  • снижает количество ошибок и времени на их исправление;
  • позволяет избавиться от бумажного архива.

Взаимодействие с внешними компаниями и госорганами

Обмениваться документами можно и с внешними компаниями (с поставщиками или подрядчиками), а также можно работать и с госорганами. Как известно, на данный момент государственные структуры РФ, в том числе налоговые органы, принимают документы с электронной подписью: они имеют полную юридическую силу. Недавно Главгосэкспертиза начала принимать на экспертизу проектную документацию в цифровом виде. Это значительно уменьшает время прохождения экспертизы.

Система прозрачна, к ней имеет доступ Ростехнадзор, в ней легко контролировать взаиморасчеты между контрагентами, осуществлять строительный контроль, также уменьшается количество налоговых проверок. Работа ведется в защищенном личном кабинете, поэтому риск того, что конфиденциальная информация при пересылке может потеряться или попасть к злоумышленникам, минимален.

Как работает система ЭДО в рамках строительного контроля – разграничение прав доступа

Подрядчик заходит в личный кабинет системы, создает документ, например, план или счет, заверяет его своей электронной подписью и отправляет инженеру строительного контроля в той же системе. Через несколько минут он видит, что документ получен. В ЭДО можно контролировать статус документа – когда доставлен, подписан или нет. Инженер проверяет его, вносит свои поправки или замечания и присылает обратно. Если все нормально, инженер строительного контроля проверяет и/или согласовывает документ, происходит фиксация на момент времени.

Вся работа разбита на определенные этапы. У каждого специалиста имеются собственные уровни доступа. При этом каждый специалист на определенном этапе фиксирует свою работу:

  • Подрядчик разработал акт, проверил, подписал.
  • Затем группа строительного контроля проверила объемы в этом акте, наполненность, соответствие, подписала, если все нормально.
  • Далее подключаются: авторский надзор, заказчик, комиссия.

Если инженер строительного контроля подписал документ, то его уже нельзя редактировать. Подрядчик может запросить отзыв подписи, чтобы внести какие-то изменения. Внесли исправления, подписали – зафиксировали, что нужно исправить, и эти исправления остаются в системе, их никто не сможет изменить после этого человека. Внести изменения только в свою часть может следующий специалист.

Если партнеры используют одну систему ЭДО (их может быть несколько), то этот процесс занимает считанные минуты. Если у партнера еще не установлена система ЭДО, он получает сообщение по электронной почте.

Что необходимо для внедрения ЭДО?

Краткий перечень для внедрения ЭДО таков:

  • Электронная подпись;
  • Специальная программа;
  • Защищенный канал связи;
  • Цифровое устройство (компьютер, планшет или смартфон), имеющее доступ к электронной подписи.

Кроме того, следует продумать, как будет храниться электронный архив.

Удобнее всего пользоваться услугами операторов ЭДО, имеющих специальный программный комплекс. Оператор сообщит в Федеральную налоговую службу (ФНС), что клиент присоединился к системе ЭДО, обеспечит соблюдение законодательных норм и проверку цифровой подписи.

Клиент получает защищенный канал связи, конфиденциальность данных, возможность ведения и хранения архива с поиском по фильтрам, разграничение права доступа сотрудникам, интеграцию с уже имеющимися рабочими программами, - в общем, весь спектр услуг. Документы в системе проходят форматный контроль, что исключает ошибки и гарантированно будут приняты ФНС. Оператор ЭДО может хранить информацию клиента на своих серверах или перенести ее на сервер клиента.

Основные типы электронной подписи

Существует несколько видов электронных подписей, их особенности регулирует Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В компаниях используется усиленная электронная подпись. Различают 2 варианта таких подписей: неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).

НЭП защищает документ от подделок, выдается любым учетным центром (УЦ), но требует соглашения о признании, то есть, юридически неполноценна. Однако она подходит для обмена документами внутри компании.

КЭП выдается квалифицированным центром, равна собственноручной подписи. Как правило, оператор ЭДО использует квалифицированную подпись (КЭП). Это юридически значимая подпись, ее используют в отчетности для госорганов.

Минусы цифрового документооборота

Впрочем, полностью избавиться от бумаг не получится, так как, например, в кадровой сфере 5 видов документов необходимо иметь на бумажных носителях. Строительные организации из-за несовершенства российского законодательства предпочитают на случай проверок сохранять бумажные версии документов.

Если партнеры не «дружат» с цифрой и еще не внедрили ЭДО, то придется работать с бумажными документами.

Существует риск сбоя/неполадок в системе. Для того, чтобы исключить все случайности, можно хранить электронный архив в облачном сервере, дублируя его в память отдельного компьютера в офисе.

Кроме того, внедрение ЭДО затратно: необходимо обучить сотрудников, подключиться к системе выбранного оператора, купить цифровые подписи. Однако затраты довольно быстро окупятся благодаря высокой эффективности, оптимизации затрат, и приятным ощущением причастности к улучшению экологии на нашей планете.

Ближайшее будущее российского ЭДО в строительстве

Стоит отметить, что пока полного ухода от бумажного документооборота практически нигде в России нет. Только в 2023-2024 годах госорганами планируется обязательный переход на ЭДО в строительстве. Тогда подписание, проверка и передача документов в Ростехнадзор должны будут осуществляться только в электронном виде.

Полный «уход в цифру», вероятно, будет означать отказ от дублирования данных на аналоговых (бумажных) носителях. Для обеспечения должного уровня кибербезопасности дублированные данные будут храниться в цифровом виде на различных защищенных серверах.

Как SGS может помочь?

Компания SGS оказывает широкий перечень услуг в сфере строительного контроля. Наши специалисты имеют 3-летний практический опыт по интегрированию ЭДО на крупных строительных объектах. Чтобы избежать проблем с качеством в строительстве, обращайтесь к нам, заполнив веб-форму.

ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ СТРОЙКА ПОД КОНТРОЛЕМ И ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ О РИСКАХ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ И О ТОМ, КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ.

О КОМПАНИИ SGS

Группа SGS является мировым лидером в области испытаний, инспекционных услуг и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. Наши 96,000 сотрудников работают в 2,600 офисах и лабораториях по всему миру со штаб-квартирой в Женеве, Швейцария, делая мир лучше, безопаснее и технологичнее.